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Slackでメッセージをわかりやすく伝える方法

こんにちは、かずけんです。

現在、完全リモートワークで2年ほど仕事をしてきました。

リモートワークでのコミュニケーションでは、Slackを使用しています。

この記事ではSlackでメッセージを送る際、相手にわかりやすく伝える方法についてまとめました。

コミュニケーションがうまくできていないと思いの方は参考にしてみてください。

(Slackをメインにして話をしていますが、内容はMessengerやChatWorkでも使える内容です。)

メッセージをわかりやすく伝える方法

メンションを設定する

メッセージをわかりやすく伝える前に、まずは相手に気づいてもらう必要があります。

一対一でのメッセージのやり取りであれば、気にする必要はありませんが、複数の人が所属しているグループに対して、メッセージを送るときは、読んでもらいたい相手が気づかないと、メッセージはスルーされてしまいます。

気づいてもらう方法としては、Slackで用意されているメンションを使うといいです。

Slackでメンションを設定する方法は以下で紹介していますので、参考にしてみてください。

関連記事:Slackの@(アットマーク)を使用したときの通知のまとめ

 

メッセージの最初にメンションを追加すると相手に通知がいきます。

メッセージのやりとりが始まれば、メンションはなくても大丈夫ですが、メッセージの最初は気づいてもらう必要があります。

そのため、メッセージを読んでもらいたい相手に応じたメンションを設定して、気づいてもらうことに注意しましょう。

メンションなしで発信されたメッセージはスルーされると思った方がいいです。

中には親切な人がいて、返信する人もいますが、期待しないほうがいいです。

 

1メッセージ、1つの伝えたいことにする

メンションを設定し、相手にメッセージの通知が行くようになった次にやることは、自分の伝えたいこと(確認事項や行動してほしいこと)を相手に誤解なく伝えることです。

そのためには、1メッセージに1つの内容を原則として、メッセージを送ることをおすすめします。

 

自分が思っている以上に相手はメッセージを読んでいないです。

そんな中で1メッセージに伝えたいことを詰め込みすぎて、長文になると、誤読や漏れが発生する確率があがります。

そこで、1メッセージに1つの内容とすることで、読み漏れや誤解の確率を下げることに繋がります。

 

メッセージを送る相手の事前情報を頭に入れてメッセージを作成する

メンションを設定し、1つのメッセージに1つの内容にすることができたら、最後にやることは、メッセージを受け取る相手が知っている情報を頭に入れてメッセージを作成します。

気にする点としては、次の3つを気にするといいです。

  • 単語
  • 事前情報
  • メッセージを理解してもらう上で必要な情報

まずは、単語についてです。

メッセージをやり取りする相手と共通の認識がある単語があれば、それを使うようにします。

同じ意味でも異なる単語を使うと、誤解が生まれる可能性があります。

テキストコミュニケーションだと、言葉以外の情報がないため、単語単位で気をつけると相手が誤解する可能性が下がります。

 

次に事前情報ですが、過去にやりとりをしていたり、業界共通の知識であれば、メッセージから省略するようにしましょう。

省略することで、メッセージがコンパクトなります。

 

最後にメッセージを理解してもらう上で必要な情報ですが、メッセージを送る目的は、相手に「行動してもらいたい」ことになります。

そのため、行動を起こすために必要な情報が欠けていると相手が困惑してしまいます。

そのため、行動に必要な情報をメッセージに入れる必要があります。

 

まとめ

リモートワークを導入すると、日常のやりとりは、Slackなどのメッセージアプリがメインになってきます。

コミュニケーションがスムーズに行われていないと思いの方は参考にしてみてください。

お読みいただき、ありがとうございましたっ!